U1 · Répondre à ses e-mails sans y passer la matinée · Lecture · 4 min
Comprendre : Répondre à ses e-mails sans y passer la matinée
Sophie ouvre sa boîte mail le lundi matin. Quarante messages. Douze demandent une vraie réponse. Elle sait quoi répondre à chacun. Mais écrire prend du temps, et la matinée y passe.
Le problème n'est presque jamais de savoir quoi dire. Le problème est de démarrer la phrase. C'est exactement ce qu'une IA fait bien.
Claude est un nouveau collègue très doué
Vous l'avez vu au chapitre 1 : Claude écrit très bien, mais il ne connaît ni vos clients, ni vos prix, ni ce que vous avez promis au téléphone la semaine dernière.
Si vous lui dites « réponds à ce client », il inventera. Si vous lui dites quoi répondre, il l'écrira très bien. Toute la méthode tient dans cette différence.
Les trois temps d'une réponse
Étape 1 / 3
Le message reçu. Vous le collez tel quel. Claude a besoin de lire ce à quoi il répond.
Le deuxième temps est celui que tout le monde oublie. Sans lui, Claude devine. Et il devine mal, parce qu'il ne peut pas savoir.
Un prompt prêt à copier
Voici un e-mail reçu par la Menuiserie Vermont. E-MAIL REÇU : [collez ici le message du client] CE QUE JE VEUX RÉPONDRE : - d'accord pour décaler la pose - nouvelle date proposée : 12 octobre - aucun surcoût - je rappelle jeudi pour confirmer TON : chaleureux, direct, 5 lignes maximum, vouvoiement. Client fidèle depuis trois ans. Écris la réponse en français. Donne-moi seulement le texte de l'e-mail, sans commentaire.
Ce que Claude ne peut pas deviner
- Le prix exact d'un chantier.
- Ce que Karim a promis au téléphone mardi.
- La disponibilité réelle de l'équipe de pose.
Ces informations, c'est vous qui les apportez. Claude apporte la mise en forme, la politesse et la vitesse.
Corriger plutôt que recommencer
La réponse est trop longue ? Vous n'effacez pas et vous ne reformulez pas tout. Vous écrivez, dans la même conversation : « Plus court. Six lignes. Enlève la formule de fin. »
Claude garde en mémoire tout ce qui précède dans la conversation. Une correction d'une ligne suffit donc, et c'est beaucoup plus rapide que de réécrire le prompt.